워드·파워포인트 단축키 — 문서는 스타일로, 슬라이드는 개체로 다룹니다

• 들어가며 — 같은 리본을 쓰지만 손버릇이 다릅니다
• 워드 · 이동과 선택 — 단어, 문단, 문서라는 세 단위
• 워드 · 서식 — 스타일이 문서 전체를 다루는 방식
• 워드 · 편집과 검토 — 붙여넣기, 찾기·바꾸기, 주석, 표
• 파워포인트 · 슬라이드와 개체
• 파워포인트 · 슬라이드 쇼 제어
• 두 앱이 어긋나는 지점 — 그리고 확인하지 못한 것들
• 마치며 — 다섯 개만 고르라면
• 참고 자료

들어가며 — 같은 리본을 쓰지만 손버릇이 다릅니다

워드와 파워포인트는 같은 회사가 만들고 리본도 비슷하게 생겼습니다. 그래서 단축키도 비슷할 것 같지만 실제로는 상당히 다르고, 몇 군데는 아예 정반대입니다. 이유는 두 앱이 다루는 대상이 다르기 때문입니다.

워드가 다루는 것은 흐르는 텍스트입니다. 글자가 줄을 채우고 줄이 문단을 이루고 문단이 페이지를 넘어갑니다. 그래서 워드의 단축키는 단위를 다룹니다. 단어 단위, 문단 단위, 문서 단위로 움직이고 고릅니다. 그리고 서식은 개별 글자가 아니라 스타일이라는 이름을 통해 다룹니다.

파워포인트가 다루는 것은 캔버스 위의 개체입니다. 텍스트 상자도 개체이고 도형도 그림도 개체입니다. 흐름이 없으니 단위도 없습니다. 대신 무엇을 골랐는가, 어떤 순서로 겹쳐 있는가, 어느 슬라이드에 있는가가 문제입니다.

이 차이가 손버릇을 가릅니다. 워드에서는 커서를 옮기고 범위를 잡는 데 시간을 쓰고, 파워포인트에서는 개체를 고르고 정렬하는 데 시간을 씁니다. 그래서 이 글은 두 앱을 하나의 목록으로 합치지 않고 각자의 성격대로 나눴습니다.

엑셀 단축키를 정리한 글과 같은 방식입니다. 개별 키를 나열하는 대신 묶음마다 그 묶음을 지배하는 규칙을 먼저 설명하고, 그 규칙에서 개별 조합이 따라 나오게 했습니다. 손에 붙이는 반복 연습은 단축키 트레이너에서 할 수 있습니다.

표기 원칙도 같습니다. 아래 조합은 마이크로소프트 공식 문서에서 확인한 것만 단정해 적었고, 문서에 없는 항목은 없다고 본문에 밝혔습니다. Mac 키는 같은 기능이라도 Windows와 논리가 다른 경우가 많아 따로 대조했습니다.

워드 · 이동과 선택 — 단어, 문단, 문서라는 세 단위

워드에서 가장 먼저 손에 붙여야 할 묶음이고, 규칙 하나로 전부 설명됩니다.

규칙은 이렇습니다. 수식 키가 단위를 정하고, Shift가 이동을 선택으로 바꿉니다. 두 축이 독립적이라 조합을 따로 외울 필요가 없습니다.

• Windows에서 Ctrl은 "한 칸 크게"입니다. 방향키만 누르면 글자 하나, Ctrl을 얹으면 단어 하나, 위아래는 문단 하나입니다.
• Mac은 여기서 갈립니다. 가로 방향의 단어 단위는 Option이고, 세로 방향의 문단 단위는 Cmd입니다. Windows처럼 하나의 수식 키로 통일되어 있지 않습니다.
• Shift는 양쪽 다 같습니다. 이동 조합에 Shift만 얹으면 그 이동 경로가 선택 범위가 됩니다.

Mac에서 주의할 점 하나. 문서 맨 앞과 맨 뒤로 가는 조합은 공식 문서가 Cmd와 Home, Cmd와 End로 안내하지만 노트북 키보드에는 Home과 End 키가 없습니다. 그래서 Fn과 방향키로 Home과 End를 만들어야 하고, 실제로는 세 개의 키를 함께 누르게 됩니다. 공식 문서도 MacBook에서는 Fn 조합을 쓴다고 병기하고 있습니다.

이 묶음이 왜 중요한지는 실제 작업을 떠올리면 분명합니다. 문단 하나를 통째로 다른 곳으로 옮기려면 먼저 그 문단을 정확히 잡아야 하는데, 마우스로 드래그하면 앞뒤로 한 글자씩 남거나 넘칩니다. 그 한 글자 때문에 서식이 어긋나고, 붙여넣은 뒤에 다시 손봅니다. 문단 시작에 커서를 두고 Ctrl과 Shift와 아래 방향키를 한 번 누르면 경계가 정확합니다.

워드 · 서식 — 스타일이 문서 전체를 다루는 방식

이 절이 이 글에서 가장 값이 큰 부분입니다. 단축키 몇 개를 아끼는 얘기가 아니라 문서를 다루는 방식 자체가 바뀌기 때문입니다.

규칙은 이렇습니다. 워드에서 서식을 직접 입히면 그 서식은 그 자리에만 남고, 스타일로 입히면 문서 전체를 한 번에 다룰 수 있게 됩니다.

제목을 굵게 하고 크기를 18로 올려서 만든 제목과, 제목 1 스타일을 적용해 만든 제목은 화면에서 똑같아 보입니다. 그런데 뒤에 벌어지는 일이 완전히 다릅니다. 앞의 것은 제목이 마흔 개면 마흔 군데를 고쳐야 합니다. 뒤의 것은 스타일 정의 한 곳만 고치면 마흔 개가 동시에 바뀝니다. 게다가 목차 자동 생성, 탐색 창의 문서 구조, 개요 보기, PDF 변환 시의 북마크가 전부 스타일을 근거로 만들어집니다. 스타일 없이 만든 문서에는 이 기능들이 아예 동작하지 않습니다.

마지막 두 줄의 차이를 정확히 알아 두면 유용합니다. 성격이 다릅니다.

Ctrl + Shift + N은 문단의 스타일을 표준으로 되돌립니다. 남이 만든 문서를 받아 정리할 때 쓰는 키입니다. 정체불명의 스타일이 잔뜩 붙은 문단을 표준으로 밀어 놓고 제목 1, 제목 2를 다시 얹으면 구조가 깨끗해집니다.

Ctrl + 스페이스바는 문자에 직접 입힌 서식만 벗깁니다. 스타일은 그대로 두고 손으로 입힌 굵게나 색깔만 지웁니다. 웹에서 복사해 온 텍스트가 이상한 글꼴과 색을 달고 올 때 이 키 하나면 정리됩니다.

Mac에서 이 조합은 주의가 필요합니다. 공식 문서는 Windows와 같은 Ctrl + 스페이스바로 안내하지만, macOS에서 이 조합은 시스템 수준의 입력 소스 전환에 기본 배정되어 있는 경우가 많습니다. 한글과 영문을 오가는 데 쓰고 있다면 워드까지 키가 도달하지 않습니다. 시스템 설정에서 키보드 단축키를 바꾸거나 리본의 서식 지우기를 쓰는 편이 확실합니다. 이 충돌은 사용자 환경에 따라 달라지므로 직접 눌러 확인하시기 바랍니다.

문서 정리를 자주 한다면 순서는 이렇게 잡습니다. 문서 전체 선택으로 잡고, 표준 스타일로 밀고, 문자 서식을 벗기고, 그다음 제목만 다시 지정합니다. 손으로 하면 30분 걸리는 일이 몇 분에 끝납니다.

워드 · 편집과 검토 — 붙여넣기, 찾기·바꾸기, 주석, 표

이 묶음은 규칙보다 개별 항목의 성격이 중요합니다. 하나씩 봅니다.

붙여넣기가 가장 자주 쓰이고 가장 자주 틀립니다. 워드는 붙여넣기를 세 갈래로 나눠 두었습니다.

여기서 워드의 Ctrl + Shift + V는 텍스트만 붙여넣기입니다. 공식 문서의 표현 그대로 "Paste text only"입니다. 웹이나 다른 문서에서 복사해 온 것을 지금 문서의 서식에 맞춰 넣을 때 쓰는 키이고, 문서 작업에서 가장 자주 쓰게 되는 조합 중 하나입니다. 이 키를 모르면 붙여넣은 뒤에 매번 서식을 지우는 일을 반복하게 됩니다.

그 아래 두 줄이 서식 복사입니다. 리본의 붓 아이콘과 같은 기능인데 키보드로 하면 이점이 하나 있습니다. 복사한 서식이 유지되므로 붙여넣기 조합을 계속 눌러 여러 곳에 반복 적용할 수 있습니다. 마우스로 붓을 더블클릭해서 반복 모드로 만드는 것과 같은 효과인데, 손이 키보드를 떠나지 않습니다. 서식이 제각각인 긴 문서를 정리할 때 이 조합이 스타일 다음으로 유용합니다.

찾기와 바꾸기입니다. Windows에서 Ctrl + F는 요즘 워드에서 찾기 대화상자가 아니라 탐색 창을 엽니다. 탐색 창은 검색 결과를 목록으로 보여 주고 동시에 문서의 제목 구조를 트리로 보여 주는데, 앞 절의 스타일 얘기가 여기서 회수됩니다. 스타일로 제목을 지정한 문서라면 이 트리로 장을 통째로 끌어다 순서를 바꿀 수 있습니다.

바꾸기는 Ctrl + H입니다. Mac에서는 Control + H인데, Cmd가 아니라 Control이라는 점이 특이합니다. Mac 앱에서 Control로 시작하는 조합은 드물어서 특히 틀리기 쉽습니다.

주석과 변경 내용 추적은 협업 문서에서 하루에도 수십 번 쓰게 됩니다.

주석 삽입은 Windows가 M이고 Mac이 A라서 대응 관계가 없습니다. 두 플랫폼을 오가면 거의 반드시 틀리는 항목입니다.

변경 내용 추적 토글은 알아 두면 사고를 막아 줍니다. 검토 모드로 받은 문서를 열어 놓고 추적이 켜진 줄 모르고 고치면 상대에게 수정 이력이 통째로 넘어갑니다. 반대로 추적을 켰다고 생각했는데 꺼져 있어서 변경 내역이 하나도 안 남는 일도 흔합니다. 문서를 고치기 전에 이 키를 한 번 눌러 상태를 확인하는 습관이 안전합니다.

표는 단축키가 단순합니다. Tab이 다음 셀, Shift와 Tab이 이전 셀입니다. 여기서 알아 둘 것은 마지막 셀에서 Tab을 누르면 행이 하나 추가된다는 점입니다. 행을 추가하려고 리본을 찾을 필요가 없습니다. 반대로 표 안에서 실제 탭 문자를 넣고 싶을 때는 Ctrl과 Tab을 함께 눌러야 합니다.

행 안에서 첫 셀과 마지막 셀로 점프하는 조합도 문서에 있습니다. Windows는 Alt + Home과 Alt + End, Mac은 Control + Home과 Control + End입니다.

파워포인트 · 슬라이드와 개체

여기서부터 성격이 바뀝니다. 텍스트 흐름이 아니라 슬라이드라는 컨테이너와 그 위의 개체를 다룹니다.

규칙 하나를 먼저 세우면 나머지가 정리됩니다. 파워포인트는 지금 무엇이 선택되어 있는가에 따라 같은 키가 다르게 동작합니다. 슬라이드 축소판 창에서 슬라이드가 선택된 상태와, 슬라이드 안에서 개체가 선택된 상태와, 개체 안에서 텍스트를 편집 중인 상태가 서로 다른 세계입니다. 단축키가 예상과 다르게 동작하면 대개 지금 어느 상태인지를 착각한 것입니다. Esc를 한 번 누르면 한 단계 밖으로 나옵니다.

슬라이드 조작부터 봅니다.

새 슬라이드가 첫 번째 함정입니다. Windows는 Ctrl + M인데 Mac은 Cmd + Shift + N입니다. 그런데 Cmd + Shift + N은 워드에서 표준 스타일 적용입니다. 두 앱을 번갈아 쓰는 Mac 사용자에게는 같은 손동작이 앱에 따라 전혀 다른 일을 하는 셈입니다.

슬라이드 복제는 잘 알려진 것에 비해 덜 쓰입니다. 비슷한 슬라이드를 여러 장 만들 때 복사와 붙여넣기를 하는 대신 이 키를 누르면 바로 아래에 복제본이 생깁니다. 레이아웃을 유지한 채 내용만 바꿔 나갈 때 훨씬 빠릅니다.

개요 수준 조정은 발표 자료를 만드는 방식 자체를 바꿀 수 있는 항목입니다. 개요 보기에서 손이 도는 순서는 이렇습니다.

[제목 입력] → Enter → 강등 → [본문 입력] → Enter → [본문 입력]
                                                      ↓
                              Enter → 승격 → [다음 슬라이드 제목] → 반복

Windows  강등 = Alt + Shift + 오른쪽      승격 = Alt + Shift + 왼쪽
Mac      강등 = Cmd + 오른쪽 대괄호        승격 = Cmd + 왼쪽 대괄호

이 네 동작만 반복하면 마우스를 한 번도 쓰지 않고 20장짜리 골격이 나옵니다. 디자인은 그다음 일입니다. 슬라이드를 한 장씩 만들면서 동시에 꾸미려 하면 시간이 몇 배로 듭니다.

Mac의 승격과 강등이 대괄호라는 점에 유의하세요. Windows의 Alt와 Shift와 방향키와는 논리적 연결이 전혀 없습니다.

이제 개체입니다.

Tab으로 개체를 순회하는 것이 이 표에서 가장 저평가된 항목입니다. 슬라이드가 복잡해지면 뒤에 깔린 개체를 마우스로 집을 수 없게 됩니다. 클릭하면 위에 있는 것이 잡힙니다. 이때 아무것도 선택되지 않은 상태에서 Tab을 반복해 누르면 모든 개체를 하나씩 돌면서 선택합니다. 겹친 것도 잡힙니다.

개체가 많으면 Windows의 선택 창이 더 낫습니다. Alt + F10으로 열면 슬라이드 위의 모든 개체가 목록으로 나오고, 이름으로 고르고 순서를 바꾸고 개별로 숨길 수 있습니다. Mac용 조합은 이번에 확인한 문서에서 찾지 못했습니다.

개체 복제가 Mac에서 Cmd가 아니라 Control이라는 점을 유의하세요. Mac 앱에서 매우 드문 배정이고, Cmd와 D를 눌렀는데 아무 일도 안 일어나면 이것 때문입니다.

파워포인트 · 슬라이드 쇼 제어

발표 중에는 단축키를 고를 여유가 없습니다. 그래서 이 묶음은 개수를 줄여서 확실히 손에 붙이는 편이 낫습니다.

시작부터 봅니다. Windows는 F5가 처음부터, Shift + F5가 현재 슬라이드부터입니다. Mac은 Cmd + Shift + Return이 처음부터, Cmd + Return이 현재 슬라이드부터입니다. 리허설 중에는 현재 슬라이드부터 시작하는 쪽을 훨씬 자주 쓰게 됩니다.

발표자 도구는 Windows가 Alt + F5, Mac이 Option + Return입니다. 이 화면에는 다음 슬라이드와 발표자 노트와 경과 시간이 함께 나오고, 청중 화면에는 슬라이드만 갑니다. 노트북 하나로 발표할 때 화면 미러링을 끄고 이 모드로 두는 것이 기본입니다.

이 표에서 실제로 발표를 바꾸는 항목은 두 개입니다.

특정 슬라이드로 바로 가기입니다. 질의응답에서 "아까 그 표 다시 보여 주세요"라는 요청이 오면 대부분 방향키를 연타하거나 슬라이드 쇼를 끄고 축소판에서 찾습니다. 둘 다 흐름이 끊깁니다. 슬라이드 번호를 누르고 Enter를 치면 즉시 이동합니다. 준비할 것은 하나뿐입니다. 발표 전에 핵심 슬라이드의 번호 서너 개를 외워 두는 것입니다. Windows에서는 Ctrl + S로 모든 슬라이드 목록을 열어 고를 수도 있습니다.

검정 화면입니다. B를 누르면 화면이 꺼진 것처럼 검게 되고 다시 누르면 돌아옵니다. 슬라이드에서 눈을 떼고 청중과 대화해야 하는 구간에서 쓰는 기능입니다. 시선이 화면에 묶여 있으면 아무도 발표자를 보지 않습니다. 발표를 오래 한 사람들이 공통으로 쓰는 몇 안 되는 단축키가 이것입니다.

주의할 항목이 하나 있습니다. 슬라이드 쇼 중에는 Ctrl + A가 모두 선택이 아니라 화살표 포인터로 되돌리기이고, Ctrl + P가 인쇄가 아니라 펜입니다. 편집 화면의 상식이 발표 화면에서는 통하지 않습니다. 펜으로 그린 뒤 쇼를 끝내면 잉크를 유지할지 묻는 대화상자가 뜨는데, 원본을 건드리고 싶지 않다면 버리는 쪽을 고르면 됩니다.

두 앱이 어긋나는 지점 — 그리고 확인하지 못한 것들

여기까지가 각 앱의 내부 논리였고, 이 절은 두 앱을 함께 쓸 때 사고가 나는 지점입니다.

가장 큰 것 하나부터 말씀드립니다. Ctrl + Shift + V가 워드와 파워포인트에서 정반대로 동작합니다.

• 워드에서 Ctrl + Shift + V는 텍스트만 붙여넣기입니다. 서식을 버립니다.
• 파워포인트에서 Ctrl + Shift + V는 서식 붙여넣기입니다. 서식을 입힙니다.

같은 손동작이 한쪽에서는 서식을 지우고 다른 쪽에서는 서식을 칠합니다. 그리고 이건 오래된 배정의 잔재가 아니라 현재 공식 문서에 그대로 있는 내용입니다. 파워포인트 문서는 "선택한 개체나 텍스트에 복사한 서식 붙여넣기"를 Ctrl + Shift + V로, 워드 문서는 "텍스트만 붙여넣기"를 같은 조합으로 적고 있습니다.

서식 복사 쪽으로 보면 세 앱이 각자 다른 답을 냅니다.

이 표가 이 글에서 가장 실용적인 한 장입니다. 서식 복사는 세 앱에서 다 쓰는 기능인데 키가 통일되어 있지 않고, 그중 하나는 아예 문서화되어 있지 않습니다. 앱을 옮길 때마다 되는지 안 되는지 확인해야 한다는 뜻입니다.

플랫폼을 오갈 때 자주 틀리는 것들도 모았습니다. 조합이 조금 다른 것이 아니라 대응 관계 자체가 없는 항목들입니다.

마지막으로 이 글을 쓰면서 공식 문서로 확인하지 못한 항목을 밝혀 둡니다. 확실하지 않은 것을 확실한 것처럼 적는 편이 목록을 늘리는 것보다 해롭기 때문입니다.

• 파워포인트의 개체 정렬과 배분 단축키. 이번에 확인한 문서에 항목이 없습니다. 리본이나 빠른 실행 도구 모음에 등록해 Alt 키 팁으로 접근하는 편이 확실합니다.
• 파워포인트의 섹션 추가와 섹션 접기·펼치기 단축키. 문서에 없습니다.
• 파워포인트의 도형 서식 창을 여는 단축키. 문서에 없습니다.
• Mac 파워포인트의 선택 창 단축키. Windows의 Alt + F10에 해당하는 항목을 문서에서 찾지 못했습니다.
• Mac 파워포인트의 모든 슬라이드 대화상자. Windows의 Ctrl + S에 해당하는 항목이 Mac 절에 없습니다.
• Windows 워드의 선택하여 붙여넣기 대화상자 조합. Mac의 Cmd + Control + V는 문서에서 확인했지만 Windows 쪽 대응 항목은 이번 확인 범위에서 찾지 못했습니다.
• Mac 워드에서 Ctrl + 스페이스바가 실제로 동작하는지. 문서에는 있으나 macOS 시스템 단축키와 충돌하는 환경이 많아, 사용자 설정에 따라 달라집니다.
• 대화상자 안에서 항목을 고르는 밑줄 문자와 Alt 키 팁 문자. 이것들은 화면 언어를 따라갑니다. 영문 기준으로 소개된 문자를 한글 오피스에서 그대로 누르면 다른 항목이 선택됩니다. 문자를 외우지 말고 화면에 뜬 것을 보고 누르세요.

Mac에서 F 계열 키가 예상대로 동작하지 않으면 Fn을 함께 누르거나, macOS 시스템 설정에서 F 키를 표준 기능 키로 쓰도록 바꾸면 됩니다. 파워포인트의 Alt + F9나 Shift + F9처럼 F 키가 들어간 조합을 자주 쓴다면 이 설정을 바꿔 두는 편이 낫습니다.

마치며 — 다섯 개만 고르라면

전부 익히려 하면 하나도 남지 않습니다. 처음 2주에 다섯 개만 고른다면 이렇게 권합니다.

워드에서는 제목 스타일 적용(Ctrl + Alt + 1부터 3까지), 텍스트만 붙여넣기(Ctrl + Shift + V), 그리고 서식 복사와 붙여넣기(Ctrl + Alt + C와 Ctrl + Alt + V)입니다. 파워포인트에서는 개요 수준 승격과 강등, 그리고 발표 중 특정 슬라이드로 바로 가기입니다.

이 다섯 개를 고른 기준은 사용 빈도가 아니라 일하는 방식을 바꾸는가입니다. 스타일을 쓰기 시작하면 문서를 나중에 고치는 비용이 달라지고, 개요 보기로 골격을 먼저 잡으면 슬라이드를 만드는 순서가 달라집니다. 반면 굵게나 기울임 같은 것은 하루에 열 번 눌러도 일하는 방식은 그대로입니다.

그리고 이 글에서 전하고 싶었던 것은 목록이 아니라 두 앱의 성격 차이입니다. 워드는 흐르는 텍스트를 단위로 다루고 서식은 스타일이라는 이름을 통해 다룹니다. 파워포인트는 캔버스 위의 개체를 선택 상태에 따라 다룹니다. 이 차이를 알면 처음 보는 기능도 어디에 있을지 짐작이 갑니다.

한 줄로 줄이면 이렇습니다 — 워드에서는 이름을 붙이고, 파워포인트에서는 무엇이 선택됐는지를 보세요.

참고 자료

• Word의 바로 가기 키 — 마이크로소프트 공식 문서
• PowerPoint 프레젠테이션 만들기 바로 가기 키 — 마이크로소프트 공식 문서
• PowerPoint 프레젠테이션 진행 바로 가기 키 — 마이크로소프트 공식 문서
• 서식 복사 사용법 — 마이크로소프트 지원
• Mac용 오피스 공통 바로 가기 키
• 엑셀 단축키, 진짜 시간을 아끼는 것들 — 같은 방식으로 정리한 글 (관련 글)