Japanese Agile and Scrum Meeting Expressions for IT Engineers: Sprint Retrospective, Daily Standup, and Backlog Management

[Daily Standup Three Reporting Items]

1. 昨日やったこと (kinou yatta koto) - What I did yesterday
2. 今日やること (kyou yaru koto) - What I will do today
3. 困っていること / ブロッカー (komatteiru koto) - Difficulties / Blockers

[昨日やったこと - Reporting Previous Day's Work]

[Basic expressions]
"昨日はAPIの結合テストを実施しました。"
(kinou wa API no ketsugou tesuto wo jisshi shimashita.)
(Yesterday I conducted the API integration test.)

"ログイン画面のバグ修正を完了しました。"
(login gamen no bagu shuusei wo kanryou shimashita.)
(I completed the login screen bug fix.)

"データベースのマイグレーションスクリプトを作成しました。"
(database no migration script wo sakusei shimashita.)
(I created the database migration script.)

[Reporting work in progress]
"認証モジュールのリファクタリングに着手しました。
現在60パーセントほど完了しています。"
(ninshou module no refactoring ni chakushu shimashita.
genzai 60 percent hodo kanryou shiteimasu.)
(I started refactoring the authentication module.
Currently about 60 percent complete.)

"コードレビューで指摘された箇所の修正を行いました。"
(code review de shiteki sareta kasho no shuusei wo okonaimashita.)
(I made corrections to the points raised in the code review.)

[今日やること - Sharing Today's Plan]

"今日はフロントエンドの修正に取り組む予定です。"
(kyou wa frontend no shuusei ni torikumu yotei desu.)
(Today I plan to work on the frontend fixes.)

"ユニットテストのカバレッジを80パーセントまで上げることを
目指します。"
(unit test no coverage wo 80 percent made ageru koto wo
mezashimasu.)
(I aim to raise unit test coverage to 80 percent.)

"午前中にPRのレビューを終わらせて、午後からは
新機能の実装に入ります。"
(gozenchuu ni PR no review wo owarasete, gogo kara wa
shinkinou no jissou ni hairimasu.)
(I will finish the PR review in the morning and start
implementing the new feature in the afternoon.)

"今日中にステージング環境へのデプロイを目標にしています。"
(kyoujuu ni staging kankyou e no deploy wo
mokuhyou ni shiteimasu.)
(My goal is to deploy to the staging environment by end of today.)

[困っていること / ブロッカー - Reporting Blockers]

"外部APIの仕様変更がブロッカーになっています。
先方に確認中ですが、回答待ちの状態です。"
(gaibu API no shiyou henkou ga blocker ni natteimasu.
senpou ni kakuninchuu desu ga, kaitou machi no joutai desu.)
(The external API specification change has become a blocker.
I am checking with the other party but waiting for a response.)

"テスト環境のサーバーが不安定で、CIが頻繁に落ちています。
インフラチームにエスカレーション済みです。"
(test kankyou no server ga fuantei de, CI ga hinpan ni
ochiteimasu. infra team ni escalation zumi desu.)
(The test environment server is unstable and CI is failing frequently.
I have already escalated to the infrastructure team.)

"特にブロッカーはありません。順調に進んでいます。"
(toku ni blocker wa arimasen. junchou ni sundeimasu.)
(No particular blockers. Everything is proceeding smoothly.)

"設計レビューの結果を待っている状態で、
それが決まるまで実装に進めません。"
(sekkei review no kekka wo matteiru joutai de,
sore ga kimaru made jissou ni susumemasen.)
(I am waiting for the design review results and cannot
proceed with implementation until that is decided.)

[Daily Standup Practical Dialogue]

Scrum Master:
"では、デイリースクラムを始めましょう。
田中さんからお願いします。"
(dewa, daily scrum wo hajimemashou.
Tanaka-san kara onegai shimasu.)
(Let us start the daily scrum.
Tanaka-san, please go first.)

Tanaka (Developer):
"はい。昨日は決済モジュールの単体テストを書きました。
今日はそのテストを通してから、結合テストに移る予定です。
特にブロッカーはありません。"
(hai. kinou wa kessai module no tantai test wo kakimashita.
kyou wa sono test wo tooshite kara, ketsugou test ni
utsuru yotei desu. toku ni blocker wa arimasen.)
(Yes. Yesterday I wrote unit tests for the payment module.
Today I plan to pass those tests and then move on to integration testing.
No particular blockers.)

Scrum Master:
"ありがとうございます。次は、キムさんお願いします。"
(arigatou gozaimasu. tsugi wa, Kim-san onegai shimasu.)
(Thank you. Next, Kim-san please.)

Kim (Non-Japanese Engineer):
"昨日はデータベースのインデックス最適化に取り組みました。
クエリの実行時間が30パーセント改善しました。
今日はキャッシュレイヤーの導入を検討します。
ひとつ相談なのですが、キャッシュの有効期限について
チームの方針を決めたいのですが、いかがでしょうか。"
(kinou wa database no index saitekika ni torikumimashita.
query no jikkou jikan ga 30 percent kaizen shimashita.
kyou wa cache layer no dounyuu wo kentou shimasu.
hitotsu soudan nano desu ga, cache no yuukou kigen ni tsuite
team no houshin wo kimetai no desu ga, ikaga deshou ka.)
(Yesterday I worked on database index optimization.
Query execution time improved by 30 percent.
Today I will investigate introducing a cache layer.
I have one thing to discuss -- I would like to decide on
the team policy for cache expiration. What do you think?)

[Sprint Goal Setting]

"今回のスプリントゴールを確認しましょう。"
(konkai no sprint goal wo kakunin shimashou.)
(Let us confirm this sprint's goal.)

"プロダクトオーナーから、今スプリントの優先事項について
説明をお願いします。"
(product owner kara, ima sprint no yuusen jikou ni tsuite
setsumei wo onegai shimasu.)
(Product Owner, please explain the priorities for this sprint.)

"このスプリントでは、ユーザー登録機能の完成を
最優先目標とします。"
(kono sprint dewa, user touroku kinou no kansei wo
saiyuusen mokuhyou to shimasu.)
(For this sprint, completing the user registration feature
will be the top priority goal.)

[Story Point Estimation]

[Presenting an estimate]
"このタスクは5ポイントくらいだと思います。
バックエンドの変更は比較的シンプルですが、
フロントエンドの修正が少し複雑です。"
(kono task wa 5 point kurai da to omoimasu.
backend no henkou wa hikakuteki simple desu ga,
frontend no shuusei ga sukoshi fukuzatsu desu.)
(I think this task is about 5 points.
The backend changes are relatively simple,
but the frontend modifications are a bit complex.)

[Presenting a different opinion]
"私は8ポイントだと考えます。理由は、
外部サービスとの連携部分に不確実性があるからです。"
(watashi wa 8 point da to kangaemasu. riyuu wa,
gaibu service to no renkei bubun ni fukakujitsusei ga
aru kara desu.)
(I think it is 8 points. The reason is that there is
uncertainty in the integration with the external service.)

[Reaching consensus]
"見積もりに差がありますね。
もう少し詳しく議論しましょう。"
(mitsumori ni sa ga arimasu ne.
mou sukoshi kuwashiku giron shimashou.)
(There is a gap in our estimates.
Let us discuss in more detail.)

"不確実性を考慮して、8ポイントで合意しましょう。
スパイクタスクを先に実施して、
次のスプリントで再見積もりする方法もあります。"
(fukakujitsusei wo kouryo shite, 8 point de goui shimashou.
spike task wo saki ni jisshi shite,
tsugi no sprint de sai-mitsumori suru houhou mo arimasu.)
(Considering the uncertainty, let us agree on 8 points.
There is also the option of doing a spike task first
and re-estimating in the next sprint.)

[Capacity Check]

"今スプリントのチームのキャパシティを確認しましょう。
休暇予定のある方はいますか。"
(ima sprint no team no capacity wo kakunin shimashou.
kyuuka yotei no aru kata wa imasu ka.)
(Let us check the team capacity for this sprint.
Does anyone have vacation plans?)

"前回のスプリントではベロシティが35ポイントでした。
今回も同程度を目安にしましょう。"
(zenkai no sprint dewa velocity ga 35 point deshita.
konkai mo dou teido wo meyasu ni shimashou.)
(Velocity in the last sprint was 35 points.
Let us use a similar amount as our guideline this time too.)

"技術的な調査タスクも含めると、
実質的なキャパシティは30ポイントくらいでしょうか。"
(gijutsuteki na chousa task mo fukumeru to,
jisshitsuteki na capacity wa 30 point kurai deshou ka.)
(Including technical investigation tasks,
the effective capacity would be about 30 points, right?)

[Keep - Sharing Things to Continue]

"ペアプログラミングを導入したことで、
コードの品質が上がったと思います。
これは続けていきたいです。"
(pair programming wo dounyuu shita koto de,
code no hinshitsu ga agatta to omoimasu.
kore wa tsuzukete ikitai desu.)
(I think code quality improved by introducing pair programming.
I would like to continue this.)

"PRのレビュー方針を明確にしたおかげで、
レビューのターンアラウンドタイムが短縮されました。"
(PR no review houshin wo meikaku ni shita okage de,
review no turnaround time ga tanshuku saremashita.)
(Thanks to clarifying the PR review policy,
review turnaround time has been reduced.)

"毎日のスタンドアップを15分以内に収められたのは良かったです。"
(mainichi no standup wo 15 fun inai ni
osamerareta no wa yokatta desu.)
(It was good that we kept daily standups within 15 minutes.)

[Problem - Sharing Issues]

"テスト環境が不安定で、何度もデプロイをやり直す必要がありました。
これは生産性に大きく影響しています。"
(test kankyou ga fuantei de, nando mo deploy wo
yarinosu hitsuyou ga arimashita.
kore wa seisansei ni ookiku eikyou shiteimasu.)
(The test environment was unstable and we had to redo
deployments multiple times. This is significantly
affecting productivity.)

"仕様の変更が頻繁にあり、手戻りが多かったです。
プロダクトオーナーとの事前すり合わせが
もう少し必要だと感じました。"
(shiyou no henkou ga hinpan ni ari, temodori ga
ookatta desu. product owner to no jizen suriawase ga
mou sukoshi hitsuyou da to kanjimashita.)
(Specification changes were frequent and there was a lot of rework.
I felt that more preliminary alignment with the Product Owner
is needed.)

"ドキュメントの更新が追いつかず、
新しいメンバーのオンボーディングに時間がかかりました。"
(document no koushin ga oitsukazu,
atarashii member no onboarding ni jikan ga kakarimashita.)
(Documentation updates could not keep up, and onboarding
new members took a long time.)

[Try - Proposing Things to Try]

"次のスプリントでは、PRのサイズを小さくすることを
試してみましょう。目安として、変更行数を
300行以内にするルールを設けてはどうでしょうか。"
(tsugi no sprint dewa, PR no size wo chiisaku suru koto wo
tameshite mimashou. meyasu toshite, henkou gyousuu wo
300 gyou inai ni suru rule wo moukete wa dou deshou ka.)
(In the next sprint, let us try making PRs smaller.
As a guideline, how about setting a rule to keep
change lines within 300 lines?)

"テスト環境の問題については、
インフラチームと定期的な同期ミーティングを
設定することを提案します。"
(test kankyou no mondai ni tsuite wa,
infra team to teikiteki na douki meeting wo
settei suru koto wo teian shimasu.)
(Regarding the test environment issues,
I propose setting up regular sync meetings
with the infrastructure team.)

"仕様変更の影響を最小限にするため、
スプリント中の仕様変更は原則として
次のスプリントに回すルールを試してみませんか。"
(shiyou henkou no eikyou wo saishougeni suru tame,
sprint chuu no shiyou henkou wa gensoku toshite
tsugi no sprint ni mawasu rule wo tameshite mimasen ka.)
(To minimize the impact of specification changes,
shall we try a rule where specification changes during
a sprint are, in principle, deferred to the next sprint?)

[Retrospective Facilitation Expressions]

[Opening]
"それでは、スプリント24の振り返りを始めましょう。
今日はKPTのフレームワークで進めます。"
(soredewa, sprint 24 no furikaeri wo hajimemashou.
kyou wa KPT no framework de susumemasu.)
(Let us begin the Sprint 24 retrospective.
Today we will proceed using the KPT framework.)

[Starting Keep]
"まずはKeepから始めましょう。
今スプリントで良かったこと、
続けていきたいことを共有してください。"
(mazu wa Keep kara hajimemashou.
ima sprint de yokatta koto,
tsuzukete ikitai koto wo kyouyuu shite kudasai.)
(Let us start with Keep.
Please share things that went well this sprint
and things you want to continue.)

[Transitioning to Problem]
"次に、Problemに移りましょう。
改善が必要だと感じた点を挙げてください。"
(tsugi ni, Problem ni utsurimashou.
kaizen ga hitsuyou da to kanjita ten wo agete kudasai.)
(Next, let us move to Problem.
Please raise points where you felt improvement is needed.)

[Transitioning to Try]
"最後に、Tryについて議論しましょう。
先ほど挙がった問題に対して、
次のスプリントで試せるアクションを考えましょう。"
(saigo ni, Try ni tsuite giron shimashou.
sakihodo agatta mondai ni taishite,
tsugi no sprint de tameseru action wo kangaemashou.)
(Finally, let us discuss Try.
For the problems raised earlier,
let us think of actions we can try in the next sprint.)

[Closing]
"アクションアイテムをまとめましょう。
担当者と期限を決めてください。"
(action item wo matomemashou.
tantousha to kigen wo kimete kudasai.)
(Let us summarize the action items.
Please decide on owners and deadlines.)

[User Story Analysis]

"このユーザーストーリーの受け入れ条件を
確認させてください。"
(kono user story no ukeire jouken wo
kakunin sasete kudasai.)
(Let me confirm the acceptance criteria
for this user story.)

"このストーリーはもう少し分割した方がいいと思います。
フロントエンドとバックエンドで分けてはどうでしょうか。"
(kono story wa mou sukoshi bunkatsu shita hou ga
ii to omoimasu. frontend to backend de
wakete wa dou deshou ka.)
(I think this story should be divided further.
How about splitting it into frontend and backend?)

"この機能の技術的な実現可能性について、
もう少し調査が必要だと思います。
スパイクタスクを作成しましょうか。"
(kono kinou no gijutsuteki na jitsugen kanousei ni tsuite,
mou sukoshi chousa ga hitsuyou da to omoimasu.
spike task wo sakusei shimashou ka.)
(I think we need a bit more investigation into the
technical feasibility of this feature.
Shall we create a spike task?)

[Priority Discussion]

"このタスクの優先度について確認したいのですが、
ビジネス的にはどのくらい緊急でしょうか。"
(kono task no yuusendo ni tsuite kakunin shitai no desu ga,
business teki ni wa dono kurai kinkyuu deshou ka.)
(I would like to confirm the priority of this task.
How urgent is it from a business perspective?)

"技術的負債の解消を先にやっておかないと、
今後の開発速度に影響が出ると思います。"
(gijutsuteki fusai no kaishou wo saki ni
yatte okanai to, kongo no kaihatsu sokudo ni
eikyou ga deru to omoimasu.)
(If we do not address the technical debt first,
I think it will affect future development velocity.)

"この機能は来月のリリースに必須なので、
今スプリントに入れる必要があります。"
(kono kinou wa raigetsu no release ni hissu nanode,
ima sprint ni ireru hitsuyou ga arimasu.)
(This feature is essential for next month's release,
so we need to include it in this sprint.)

[Definition of Done Confirmation]

"このタスクの完了条件を明確にしておきましょう。"
(kono task no kanryou jouken wo meikaku ni
shite okimashou.)
(Let us clarify the completion criteria for this task.)

"完了の定義としては、コードレビュー済み、
テスト通過、ドキュメント更新の3点で
よろしいでしょうか。"
(kanryou no teigi toshite wa, code review zumi,
test tsuuka, document koushin no 3 ten de
yoroshii deshou ka.)
(For the definition of done, would code review completed,
tests passed, and documentation updated -- these three points --
be acceptable?)

[Same Proposal at Different Keigo Levels]

[Casual (between teammates)]
"このストーリー、分割した方がいいんじゃない？"
(This story, would it not be better to split it?)

[Teinei-go (to Scrum Master)]
"このストーリーは分割した方がいいと思います。"
(I think this story should be split.)

[Sonkei-go (to Product Owner)]
"このストーリーについてですが、
分割していただいた方がよろしいかと思います。"
(Regarding this story,
I think it would be better if you could split it.)

[Kenjou-go (to external stakeholders)]
"僭越ながら、このストーリーにつきましては、
分割させていただくことを提案いたします。"
(If I may be so bold, regarding this story,
I would like to propose that we split it.)

[Scrum Master Role Expressions]

[Meeting facilitation]
"タイムボックスの残り時間は5分です。
まとめに入りましょう。"
(The remaining timebox is 5 minutes.
Let us move to wrap-up.)

[Impediment removal support]
"ブロッカーの解消について、私から
関係部署に確認しておきます。"
(Regarding blocker resolution, I will
check with the relevant departments.)

[Process improvement suggestion]
"最近スプリントのバーンダウンチャートを見ると、
スプリント後半に作業が集中する傾向があります。
作業の平準化について話し合いませんか。"
(Looking at the recent sprint burndown chart,
there is a tendency for work to concentrate
in the second half of the sprint.
Shall we discuss leveling the workload?)

[Team protection]
"スプリント中の追加要件については、
次のスプリントで検討するようにしましょう。
スプリントゴールの達成を優先させてください。"
(For additional requirements during the sprint,
let us plan to review them in the next sprint.
Please prioritize achieving the sprint goal.)

[Pre-Meeting Preparation Checklist]

[Daily Standup Preparation]
- [ ] 昨日の作業内容を簡潔にまとめる (2-3文)
      Summarize yesterday's work concisely (2-3 sentences)
- [ ] 今日の計画を具体的に準備する
      Prepare today's plan with specifics
- [ ] ブロッカーがあれば、解決策の案も用意する
      If there are blockers, also prepare solution proposals

[Sprint Planning Preparation]
- [ ] バックログのアイテムを事前に確認する
      Review backlog items in advance
- [ ] 見積もりの根拠を説明できるよう準備する
      Prepare to explain the basis for estimates
- [ ] 技術的な懸念事項をリストアップする
      List up technical concerns

[Retrospective Preparation]
- [ ] Keep/Problem/Tryの各項目を事前に考える
      Think about each K/P/T item in advance
- [ ] 具体的な数値やエピソードを準備する
      Prepare specific numbers and episodes
- [ ] 改善アクションの案を持っておく
      Have improvement action proposals ready

[Common Mistakes and Improvements]

[Mistake 1: Too much detail in daily standup]

Bad:  "昨日はまずJIRAのチケットを確認して、
      それからIDEを開いて、コードを読んで、
      テストを書いて..."
      (Yesterday first I checked the JIRA ticket,
      then opened the IDE, read the code,
      wrote tests...)

Good: "昨日は認証モジュールのテストを完了しました。"
      (Yesterday I completed testing the authentication module.)

[Mistake 2: Not reporting blockers]

Bad:  (Has a blocker but does not say so) "順調です。"
      (Everything is fine.)

Good: "一点ブロッカーがあります。
      テスト環境のアクセス権限がまだ付与されていません。
      どなたかに対応いただけますか。"
      (There is one blocker.
      Test environment access permissions have not been granted yet.
      Could someone help with this?)

[Mistake 3: Personal criticism in retrospective]

Bad:  "田中さんのコードの品質が低かったです。"
      (Tanaka-san's code quality was low.)

Good: "チーム全体として、コードレビューの基準を
      もう少し明確にした方がいいと思います。"
      (As a team overall, I think we should clarify
      code review standards a bit more.)

[Mistake 4: Giving a number without rationale in estimation]

Bad:  "3ポイントだと思います。" (end)
      (I think it is 3 points.)

Good: "3ポイントだと思います。
      類似のAPIを先月実装した経験があり、
      同程度の作業量だと判断しました。"
      (I think it is 3 points.
      I have experience implementing a similar API last month,
      and I judged it to be a comparable amount of work.)

[Scrum Terminology Japanese Reference]

Sprint Planning     = スプリントプランニング (sprint keikaku)
Daily Scrum         = デイリースクラム / 朝会 (asakai)
Sprint Review       = スプリントレビュー
Sprint Retrospective = スプリントレトロスペクティブ / 振り返り (furikaeri)
Backlog Refinement  = バックログリファインメント
Product Backlog     = プロダクトバックログ
Sprint Backlog      = スプリントバックログ
User Story          = ユーザーストーリー
Acceptance Criteria = 受け入れ条件 (ukeire jouken)
Definition of Done  = 完了の定義 (kanryou no teigi)
Story Point         = ストーリーポイント
Velocity            = ベロシティ
Burndown Chart      = バーンダウンチャート
Impediment          = 障害 / ブロッカー (shougai)
Spike               = スパイク (technical investigation task)
Timebox             = タイムボックス
Increment           = インクリメント
Sprint Goal         = スプリントゴール