Complete Guide to IT Business Emails — How to Write Japanese Emails with Practical Examples

1. 件名（けんめい）     — Subject
2. 宛名（あてな）       — Recipient
3. 挨拶・名乗り         — Greeting & Self-introduction
4. 本文                 — Body
5. 結び・署名           — Closing & Signature

# Good subject line examples
【ご確認】3/3 定例ミーティング議事録
【ご相談】API仕様変更について
【ご報告】セキュリティパッチ適用完了
【お願い】コードレビューのお願い（PR #1234）
【共有】新しいCI/CDパイプラインの導入について

# Bad subject line examples
お疲れ様です        → Content is unclear
ご連絡              → Not specific enough
重要                → Unclear what is important

件名：【ご挨拶】ABC株式会社 インフラチーム 金と申します

XYZ株式会社
クラウドソリューション部
田中太郎 様

初めてメールをお送りいたします。
ABC株式会社 インフラチームの金（キム）と申します。

この度、貴社のKubernetesクラスター移行プロジェクトを
担当させていただくことになりました。

つきましては、一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
下記の日程でご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

・3月5日（木）10:00～12:00
・3月6日（金）14:00～16:00
・3月7日（月）終日

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

---
ABC株式会社 インフラチーム
金 英柱（キム・ヨンジュ）
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: youngju.kim@abc.co.jp

件名：【お願い】本番環境のログ調査のお願い

インフラチーム各位

お疲れ様です。開発チームの金です。

本番環境で発生しているエラーについて、
ログ調査をお願いしたくご連絡いたしました。

■ 概要
・発生日時：2026年3月3日 09:30頃
・対象サービス：user-api（production）
・事象：レスポンスタイムが通常の5倍に増加

■ お願いしたいこと
1. 該当時間帯のアプリケーションログの取得
2. Pod のリソース使用率の確認
3. ネットワークレイテンシの確認

■ 期限
本日中にご確認いただけますと助かります。
（難しい場合はご相談ください）

お忙しいところ恐れ入りますが、
よろしくお願いいたします。

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金 英柱

件名：【緊急】本番DBサーバー障害発生のご報告

関係者各位

お疲れ様です。SREチームの金です。
本番環境で障害が発生しましたのでご報告いたします。

■ 障害概要
・発生日時：2026年3月3日 02:15 (JST)
・復旧日時：2026年3月3日 03:45 (JST)
・影響範囲：全ユーザーのAPI応答遅延（約90分間）
・影響サービス：user-api, payment-api, notification-api

■ 原因
PostgreSQLのプライマリサーバーでディスク使用率が
100%に達し、書き込みが停止しました。
WALログの肥大化が直接の原因です。

■ 対応内容
1. 不要なWALファイルの削除（応急処置）
2. レプリカへのフェイルオーバー実施
3. ディスク容量の拡張（200GB → 500GB）

■ 再発防止策
1. ディスク使用率のアラート閾値を80%に設定
2. WALログの自動クリーンアップ設定
3. 週次でのディスク使用率レビュー追加

詳細な障害報告書は本日中に作成し、
別途ご共有いたします。

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

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SREチーム 金 英柱

件名：【ご連絡】v2.5.0 本番リリース完了のご連絡

プロジェクトメンバー各位

お疲れ様です。DevOpsチームの金です。
本番環境へのリリースが完了しましたのでご連絡いたします。

■ リリース情報
・バージョン：v2.5.0
・リリース日時：2026年3月3日 22:00 (JST)
・リリースノート：https://github.com/xxx/releases/tag/v2.5.0

■ 主な変更点
1. ユーザー認証のOAuth2対応
2. APIレスポンスキャッシュの導入
3. ダッシュボードのパフォーマンス改善

■ 確認事項
各チームのご担当者様は、以下のご確認をお願いいたします。
・各機能の動作確認
・パフォーマンスの変化がないか

問題がございましたら、#release-support チャンネルまで
ご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

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金 英柱

件名：【ご相談】スプリントレビュー日程調整のお願い

開発チーム各位

お疲れ様です。スクラムマスターの金です。

来週のスプリントレビューの日程について
ご相談させてください。

当初3月10日（火）14:00を予定しておりましたが、
クライアント側の都合で変更が必要になりました。

下記の候補日から、ご参加可能な日時を
ご回答いただけますでしょうか。

① 3月10日（火）10:00～11:00
② 3月11日（水）15:00～16:00
③ 3月12日（木）13:00～14:00

3月6日（金）までにご回答いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

---
金 英柱

# Casual --> Formal (from left to right)

確認してください
→ ご確認ください
→ ご確認いただけますか
→ ご確認いただけますでしょうか
→ ご確認いただけますと幸いです
→ ご確認のほどよろしくお願いいたします

# In IT companies, the middle level is ideal
# "いただけますでしょうか" and "幸いです" are safe choices

# Used before making a request
お忙しいところ恐れ入りますが、...    (I'm sorry to bother you while you're busy, but...)
お手数をおかけしますが、...          (I'm sorry for the trouble, but...)
ご多忙中のところ恐縮ですが、...      (I apologize for intruding on your busy schedule, but...)
突然のご連絡で恐れ入りますが、...    (I'm sorry for the sudden contact, but...)
度々のご連絡で恐縮ですが、...        (I apologize for contacting you repeatedly, but...)

# Used when declining
誠に申し訳ございませんが、...        (I am truly sorry, but...)
大変恐れ入りますが、...              (I deeply apologize, but...)
あいにくですが、...                  (Unfortunately, ...)
せっかくのご提案ですが、...          (I appreciate the suggestion, but...)

# Everyday IT expression --> Keigo email expression
デプロイしました → デプロイが完了いたしました         (Deployed --> The deployment has been completed)
バグを見つけました → 不具合を確認いたしました         (Found a bug --> An issue has been confirmed)
レビューしてください → レビューをお願いいたします     (Please review --> I would like to request a review)
仕様を変更します → 仕様を変更させていただきます       (Changing the spec --> We will change the specification)
確認中です → 確認中でございます                       (Checking --> It is currently being verified)

田中様

お疲れ様です。金です。
ご連絡ありがとうございます。

承知いたしました。
3月5日（木）10:00からのお打ち合わせで
問題ございません。

当日はよろしくお願いいたします。

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金 英柱

田中様

お疲れ様です。金です。
ご連絡ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、
ご提示いただいた日程は既に予定が入っておりまして、
参加が難しい状況です。

代わりに以下の日程であれば対応可能です。
・3月8日（月）14:00～16:00
・3月9日（火）10:00～12:00

ご検討いただけますと幸いです。

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金 英柱

件名：【再送】コードレビューのお願い（PR #1234）

山田様

お疲れ様です。金です。

先日お願いいたしましたPR #1234のコードレビューについて、
その後いかがでしょうか。

リリース予定日が3月7日のため、
3月5日までにレビューいただけますと大変助かります。

お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

---
金 英柱

# When Slack is appropriate
・Everyday communications within the team
・Quick questions
・Real-time discussions
・Casual information sharing

# When email is appropriate
・Communications with external parties
・Formal requests and reports
・Content you want to keep as a record
・Mass communication to multiple teams
・Incident reports (initial alert on Slack, formal report via email)