Mastering Keigo (Honorific Japanese) at Japanese IT Companies — Practical Expressions for Email, Meetings, and Slack

件名: 【ご確認】〇〇の件について
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△△株式会社
□□部 ○○様

お世話になっております。
△△社の金と申します。

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お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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△△株式会社 開発部
金 英柱(キム ヨンジュ)
Email: youngju@example.com
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# Basic request
お手数おかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。
(I apologize for the trouble, but I would be grateful if you could handle this.)

# Request with deadline
恐れ入りますが、3月5日(金)までにご回答いただけますでしょうか。
(I'm sorry to bother you, but could you reply by March 5th (Friday)?)

# Confirmation request
以下の内容でお間違いないかご確認いただけますか。
(Could you please confirm that the following information is correct?)

# Progress report
〇〇の件、下記の通り進捗をご報告いたします。
(Regarding the XX matter, I am reporting the progress as follows.)

# Completion report
〇〇の対応が完了いたしましたのでご報告いたします。
(I am reporting that the XX task has been completed.)

# Problem report
〇〇について問題が発生いたしましたのでご連絡いたします。
(I am contacting you because a problem has occurred regarding XX.)

# General apology
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
(I sincerely apologize for the inconvenience.)

# Apology for delay
返信が遅くなり大変申し訳ございません。
(I deeply apologize for the late reply.)

# Asking for understanding
何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。
(I humbly ask for your understanding on this matter.)

# Starting
それでは、定例ミーティングを始めさせていただきます。
(Now then, let us begin the regular meeting.)

本日のアジェンダは以下の3点です。
(Today's agenda has the following 3 items.)

# Ending
本日はお忙しい中お時間いただきありがとうございました。
(Thank you for taking the time out of your busy schedule today.)

# Presenting your opinion
私の意見を申し上げますと、〇〇だと考えております。
(If I may share my opinion, I believe it is XX.)

# Politely disagreeing
おっしゃることはよく分かりますが、別の観点から申しますと...
(I understand your point well, but from another perspective...)

# Making a suggestion
一つ提案がございますが、よろしいでしょうか。
(I have a suggestion — would that be alright?)

# Basic question
一点確認させていただきたいのですが...
(There is one point I would like to confirm...)

# When you did not understand
恐れ入りますが、もう一度ご説明いただけますか。
(I'm sorry, but could you explain that once more?)

# Checking a deadline
こちらの対応期限はいつ頃になりますでしょうか。
(When would the deadline for this be?)

# Code review
こちらのPRをレビューいただけますでしょうか。
(Could you review this PR?)

# Incident report
本番環境で障害が発生しております。現在原因を調査中です。
(An incident has occurred in the production environment. We are currently investigating the cause.)

# Release confirmation
今回のリリースについて、QAの結果をご報告いたします。
(I will report the QA results for this release.)

# Schedule adjustment
スケジュールを再調整させていただきたいのですが。
(I would like to readjust the schedule.)

# Greeting
お疲れ様です！(Good work! — The quintessential Slack greeting in Japan)

# Short request
確認お願いします🙏
(Please check this.)

# Agreement
承知しました！(Understood!)
LGTM です！(LGTM!)

# Thanks
ありがとうございます！助かりました🙏
(Thank you! That was a great help!)

# PR review request
@田中さん お疲れ様です！
こちらのPR、お手すきの際にレビューお願いできますか？🙏
https://github.com/...
(Tanaka-san, thanks for your work! Could you review this PR when you have a moment?)

# Question
すみません、〇〇について質問があるのですが、
少しお時間いただけますか？
(Excuse me, I have a question about XX — do you have a moment?)

# Incident alert 🚨
【緊急】本番環境でエラーが多発しています。
現在調査中です。状況が分かり次第共有します。
(URGENT: Multiple errors occurring in production. Currently investigating. Will share updates as the situation becomes clear.)

# Leave notice
明日は有給休暇をいただいております。
急ぎの件は@佐藤さんにお願いいたします。
(I will be on paid leave tomorrow. For urgent matters, please contact Sato-san.)

# デプロイ (Deployment) related
本番環境へのデプロイを実施させていただきます。
(We will proceed with the deployment to the production environment.)

デプロイが完了いたしましたのでご確認をお願いいたします。
(The deployment has been completed; please verify.)

# 見積もり (Estimation) related
工数の見積もりをお伝えいたします。
(I will share the effort estimation.)

# 仕様 (Specification) related
仕様について確認させていただきたい点がございます。
(There is a point regarding the specification that I would like to confirm.)

# 障害 (Incident) related
障害の原因が判明いたしました。
(The cause of the incident has been identified.)

復旧作業が完了いたしましたのでご報告いたします。
(I am reporting that the recovery work has been completed.)

# Direct refusal (almost never used)
❌ できません。(I can't do it.)

# Refusal expressions actually used
✅ 少し難しいかもしれません。
   (It might be a bit difficult. --> effectively means "No.")

✅ 前向きに検討させていただきます。
   (We will consider it positively. --> high probability of refusal)

✅ 社内で確認して改めてご連絡いたします。
   (We will check internally and contact you again. --> put on hold)

✅ スケジュール的に厳しい状況です。
   (The schedule situation is tight. --> it's not possible)

[Slack incident alert]
@channel 【緊急】APIサーバーで500エラーが多発しています。
現在調査中です。影響範囲を確認次第、改めて共有いたします。

[15 minutes later — status update]
調査の結果、DBのコネクションプールが枯渇していることが
原因と判明いたしました。現在、緊急パッチを準備しております。

[30 minutes later — recovery report]
復旧作業が完了いたしました。
現在、正常に稼働していることを確認しております。
根本原因の分析と再発防止策については、
明日のポストモーテムで共有させていただきます。

[Next day email — Postmortem]
件名: 【障害報告】3月2日 APIサーバー障害について

関係者各位

お疲れ様です。開発部の金です。
昨日発生いたしましたAPIサーバー障害について、
報告書をまとめましたのでご確認ください。

■ 障害概要
・発生時刻: 2026年3月2日 14:30 JST
・復旧時刻: 2026年3月2日 15:05 JST
・影響範囲: APIレスポンスの遅延・タイムアウト
・原因: DBコネクションプールの枯渇

■ 再発防止策
1. コネクションプールのサイズ見直し
2. モニタリングアラートの閾値調整
3. 負荷テストの定期実施

詳細は添付の報告書をご参照ください。
ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。